In der Stiftung Buchegg in Muri bei Bern mit 63 Betten wurde 2021 eine Arbeitszeitanalyse durchgeführt. Die Ergebnisse zeigten, dass die Arbeitsprozesse und die Arbeitszeiten mit den vorhandenen Ressourcen nicht korrelierten und deshalb zu überprüfen waren. Es stellte sich die Frage: Mit welchen Methoden und Tools lässt sich eine Verbesserung erzielen?
Die Geschäftsführung entschied sich für eine stufenweise Einführung von verschiedenen Elementen über einen Zeitraum von gesamthaft zwei Jahren. Als erster Schritt wurde das Qualitätsprogramm QI by senesuisse eingeführt. Die eingeführten Instrumente werden auch in der Anwendung von Lean Management genutzt. Im zweiten Schritt erfolgte die Anpassung der Arbeitsprozesse im Bereich Pflege. Neue Arbeitszeiten und Abläufe wurden entworfen und getestet, inklusive Nahtstellen zur Hotellerie. Wichtiges Ziel war, die Personalressourcen effektiver über den Tag zu verteilen. Weiter galt es herauszufinden, zu welchen Zeiten welche Tätigkeiten, unter Berücksichtigung der Bedürfnisse der Bewohnenden, erbracht werden sollen. Gespräche mit den Bewohnenden ergaben, wann zum Beispiel die Körperpflege stattfinden soll.
Einführung von Lean Management
Im dritten Schritt erfolgte die Einführung des Lean Managements. Im Rahmen eines Vorprojekts im September 2022 wurden an einem Beobachtungstag mit Zeitmessungen die Verschwendungsarten identifiziert. Die Hauptverschwendung entstand durch meist infrastrukturbedingte lange Wegzeiten wie die Begleitung der Bewohnenden in den Speisesaal, durch Mängel wie wenig strukturierte Rapporte, durch unnötige Bewegungen, weil beispielsweise keine Stützpunkte auf den Stockwerken waren, sowie durch Warten, weil unter anderem im Büro kein Computer frei war. Es zeigte sich ein deutliches Potenzial, die identifizierten Verschwendungen (insgesamt 6 von 7) zu reduzieren.
Diverse Verbesserungen
Die Steuergruppe erstellte einen Projektplan. Jeder Tag wurde gestartet mit einem «Huddle» mit Kader und Tagesverantwortungen. Ziel: Klare Verbesserung der Kommunikation. Weiter wurden Pflegewagen und «Huddle Boards» für Abteilungen angeschafft und Tablets für die Pflegedokumentation eingesetzt. Nach einem Kick-off folgten zwei Führungs-Kurzworkshops zur Einführung der Haltung der transformationalen Führung für die Geschäftsleitung und alle Teamleitungen. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die Absicht der Führung, nah am Ort des Geschehens zu sein, kürzere Entscheidungswege zu implementieren sowie die Ausrichtung auf die Kundinnen und Kunden klar ins Auge zu fassen.
Erfolg sicht- und spürbar
Innert weniger Monate ist der angestrebte Kulturwandel in der Stiftung Buchegg spürbar geworden. Die Mitarbeitenden haben diesen Change mitgetragen. Diese Haltung kam durch verbesserte Kommunikation zum Ausdruck. Die Steigerung der Zufriedenheit zeigte sich in der motivierten Zusammenarbeit sowie an den aktiven Beiträgen zur Umsetzung der gemeinsam vereinbarten Ziele in diesem Veränderungsprozess.
Quelle: Erstpublikation des Artikels im Blog "senesuisse FOCUS 1/2024". Zweitabdruck mit Genehmigung der Redaktion des Magazins SeneSuisse, Ausgabe 1/2024, S.14 und der Autorin Hilde Heitzmann, www.concluso.ch.
Über die Autorin: Hilde Heitzmann
Hilde Heitzmann ist Pflegeexpertin und erfahrene Pflegedienstleiterin. Sie spezialisiert sich auf Themen rund um Pflege und Betreuung und begleitet Veränderungsprozesse in diesen Bereichen. Mit der bewährten Concluso-Philosophie erarbeitet sie Werkzeuge zur Befähigung der Mitarbeitenden und coacht Führungskräfte auf ihrem Weg zur professionellen Bereichs- oder Teamleitung. Hilde Heitzmann hatte einen Interimseinsatz im Alterswohnheim Büttenberg.
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